Blogg

Styr verksamheten rätt har jag i min logotype – vad menar jag med det?

Jag har listat 10 punkter som jag tycker är viktiga för att ha bra styrning och kontroll och som kan hjälpa företag att lyckas och få bättre lönsamhet:

1. Ha koll på prissättningen. Täcks alla kostnaderna i kalkylerna och fördelas kostnader utifrån vad som är kostnadsdrivande.
2. Ha koll på hur lönsamheten ser ut för olika produkter eller kunder
3. Ha koll på resultatet löpande
4. Ha koll på likviditeten
5. Ha koll på projektens ekonomi under projektens gång
6. Ha koll på hur prognosen ser framåt
7. Ha koll på hur olika strategiska val idag påverkar framtida resultat
8. Ha koll på att produktionsplaneringen är optimal
9. Ha koll på omvärlden
10. Ha koll på att personalen är välmående och trivs och har förutsättningar för att göra ett så bra jobb som möjligt

 

1. Ha koll på prissättningen

Det kan kanske kännas som en självklarhet att ett företag har koll på att de får rätt betalt för sina produkter och tjänster. Som en grund för att sätta priser finns en kalkyl. Jag har dock varit på många företag där man trott att man har haft ganska bra koll, men det har visat sig finnas stora fel i kalkyleringen. Ofta finns det inte full täckning för alla kostnader och sen förstår man inte varför resultatet inte ser bättre ut. Med olika produkter och tjänster är det även viktigt att räkna utifrån vad som driver olika kostnader för att få en rättvis fördelning av kostnader så att man inte satsar på fel produkter eller tjänster. Sen kan ju inte prissättningen bara vara en räkneprodukt utifrån kalkylen, det handlar om tillgång och efterfrågan och säljteknik och det är viktigt att ha koll på konkurrenters priser. Men på lång sikt måste man totalt få täckning för alla kostnader samt en vinst på det.

 

2. Ha koll på hur lönsamheten ser ut för olika produkter eller kunder

Förra punkten som handlade om att ha rätt i kalkylerna och rätt i fördelning av kostnader är en förutsättning för att kunna ha kontroll på detta. Med fel fördelning av kalkylkostnader riskerar en produkt som driver en större del av kostnaderna än andra att få för lågt pris och faktiskt vara olönsam. Går det inte att få ut ett högre pris på den produkten så kan det visa sig att företaget tjänar mer pengar på att utesluta denna produkt och satsa på de andra. Detta syns dock aldrig om inte kalkyleringen är rätt. Det behöver följas upp genom att ta fram lönsamhetsrapporter för produkter eller produktgrupper. Detsamma för kunder. Till exempel fraktkostnader som inte täcks av kund kan göra att en del kunder faktiskt är olönsamma. Det är viktigt att löpande jobba med efterkalkyler samt ha bra beslutsunderlag utifrån hur det går för olika kunder eller tex produktgrupper.

 

3. Ha koll på resultatet löpande

Månadsbokslut rekommenderas. Check på den tänker du kanske och vill sluta läsa. Men hur säker är du på att månadsbokslutet ger en korrekt bild? Här finns många saker som kan bli fel. Periodiseras alla större kostnader? Bokar man upp kostnad för de fakturor som inte kommit än? Bokar man upp semesterlöneskulder, kompskulder, löneökningar som inte är klara, sociala kostnader mm. Är lagervärdering rätt? Vilken timkostnad och vilka materialpriser ligger i lagret? Finns där varor i lagret som troligtvis inte kommer att kunna säljas till värdet som finns i lagret? Har man rätt projektredovisning så att man får ett rättvisande resultat? Tar man hänsyn till valutakursförändringar? Stämmer man av alla balansposter löpande?  Det viktigaste är att månadsbokslutet är rätt. Sen behöver analys finnas varför det ser ut som det gör för att förstå vad som har hänt, om det är något man kan agera på och vad det kan säga om fortsatt resultat. Det är även viktigt att boksluten kommuniceras på rätt sätt så att alla förstår och får rätt information på rätt nivå. Kostnader behöver följas upp och analyseras löpande för att agera när det finns möjlighet att förbättra lönsamheten.

 

4. Ha koll på likviditeten

Det är tragiskt när företag som har förutsättningar för att kunna gå bra går omkull på grund av likviditetsproblem. Det är viktigt att ha koll på likviditeten. Jag rekommenderar många företag att både jobba med kortsiktiga likviditetsrapporter och långsiktiga likviditetsprognoser. Det är viktigt med framförhållning om man vet att det finns risk för en tillfällig försämring i likviditeten. Ha en öppen och god relation med banken och lämna prognoser och likviditetsprognoser även om de inte alltid ser så bra ut och ha en dialog om vad som händer. Ibland behöver man sakta ner tillväxttakten så att likviditeten klarar sig. Är du ägare till ett tillväxtföretag är mitt råd att vara sparsam med utdelning under tillväxtperioden. Det går inte att tro att banken själv ska finansiera tillväxten. Det behöver finnas reserv för en tillfällig nedgång. Det är ofta bra att jobba med leasing och att även vara öppen för factoring.

 

5. Ha koll på projektens ekonomi under projektens gång

För företag som jobbar med projekt är det viktigt att ha koll på projektets ekonomi under projekts gång. När projektet är slut är det för sent att göra något åt det projektet. Dock är efterkalkyl och analys viktigt för kommande projekt. Det finns två sätt att redovisa projekt i bokslutet; Successiv vinstavräkning eller alternativmetoden. Successiv vinstavräkning kräver arbete och att man har bra koll löpande över hur prognosen för projektet ser ut. Förenklat kan man säga att i den så tar man med lika stor procentuell andel av projektets intäkter som man hittills har fått kostnader, och för att få fram denna procentsats måste det finnas en prognos över var kostnaderna kommer att sluta. Denna metod ger en rättvisande bild i resultaträkningen hela tiden. Dock är förutsättningen att projektprognoserna är tillförlitliga. I alternativmetoden sker intäktsredovisningen först när projektet är slut. Detta är en enklare modell men med stora projekt blir det ett ojämnt och svårbedömt resultat löpande och det kan även på påverka årsresultaten mellan åren konstigt.

Jobbar företag med lite längre projekt tycker jag att successiv vinstavräkning är att rekommendera. Det kräver visserligen mer, men denna kontroll på projektet anser jag ändå behöver finnas för att ha bra styrning och kontroll. Det är viktig att bra systemstöd och hjälp finns för den som ska göra prognoserna.

 

6. Ha koll på hur prognosen ser ut framåt

Det finns olika åsikter om man ska jobba med budget eller ej. Jag anser att det är bra att jobba med budget för att kunna följa upp vad som skiljer utfall mot målet. Speciellt då verksamheten förändrat sig mellan åren så det inte är så enkelt att följa upp från föregående år. I större organisationer med flera budgetansvariga bör budgeten även vara nedbruten för god kostnadskontroll. Men som motståndare till budgeten säger så kan en budget snabbt bli inaktuell. Därför är det viktigt att löpande jobba med prognoser för att se hur årets resultat kan förväntas bli. Till hjälp för att göra prognoser kan man använda rullande 12-månaders resultaträkning samt statistik om orderingång och orderstock. Hur kan man få bättre lönsamhet genom att jobba med noggrannare löpande resultat och prognoser? Jo, det gäller att anpassa kostnaderna efter intäkterna och ska man tex varsla så tar det tid. Det handlar inte alltid om att dra ner, vid uppgång i omsättning behöver man i god tid att se till att ha rätt resurser också. Utifrån prognoser kan man göra likviditetsprognoser så att man inte riskerar hamna i snabb knipa. Behöver man utöka krediter så vill banken oftast ha en prognos som underlag.

 

2020 har för många företag inneburit stora skillnader mot budget. Det har inte heller varit så lätt att jobba med prognoser. I en sådan osäker situation behöver man jobba med olika scenarier och då kan det vara bra att jobba i en simuleringsmodell så att man kan titta på olika scenarier och ändra när förutsättningar ändras.

 

 

 

7. Ha koll på hur olika strategiska val idag påverkar framtida resultat

Står bolaget inför olika framtida scenarion utifrån olika val man gör är det bra att göra en simuleringsmodell där man kan se framtida resultatprognoser utifrån olika förutsättningar och även se hur likviditeten kan påverkas. Då kan man simulera med olika förutsättningar som ränteförändringar, prisökningar mm.

Vid investeringsbeslut bör en investeringskalkyl göras.

Vid beslut om att till exempel gå in i en ny marknad eller starta en helt ny produkt eller tjänst är det viktigt med en noggrann analys innan och även här simulera med olika utfall.

Tänk till och räkna alltid innan, efter är det för sent!

 

8. Ha koll på att produktionsplaneringen är optimal

Optimal produktionsplanering handlar om:

• att få färdigt varor i tid. Att inte ligga i fas kan förutom försämrade kundrelationer innebära höga kostnader för extrafrakter för att leverera i tid trots att produktionen är i tid, forceringskostnader hos underleverantörer, övertidsarbete mm.
• att inte köra för små batcher så att produktionen blir kostnadsineffektiv med för höga kostnader för ställkostnader. Planeringen bör använda ekonomisk orderkvantitet som innebär den ekonomiskt mest fördelaktiga batchstorleken för varje artikel. Här måste man samtidigt ta hänsyn till risker med att bygga lager om artiklar kan utgå.
• Att ha koll på kassationer och hur mycket som ska produceras från början med hänsyn till kassationer.
• Att se till så att man har ett flöde så att all personal har att göra hela tiden. Det blir alldeles för kostsamt om personal går sysslolösa för att artiklar inte är klara i tidigare flöde, trots att det är full beläggning

            

9       Ha koll på omvärlden

Även om det är bättre ekonomistyrning som jag specialiserar mig på så känner jag att denna punkten behöver finnas med i en lista över punkter som behövs i en lista över vad som är viktigt för att ha bra styrning och kontroll. Ha koll på vilka trender som gäller, hur kundernas behov förändras över tid, hur teknologin förändras så att man inte halkar efter, ha koll på konkurrenterna och eventuellt nya konkurrenter. Man behöver även ha koll på hur valutor kan tänkas förändras, hur ränteläge förmodas utvecklas, hur priser på inköp förväntas ändras och hur priserna ut på marknaden vi säljer kan tänkas förändras. Under 2020 har det för flera företag varit viktigt att ha koll vilka stödåtgärder som finns och som man kan söka.  Omvärldsbevakning behövs på alla ansvarsområden i företaget. Ett sätt att jobba med olika scenarier på vad som kan hända är att använda sig av simuleringsmodeller för att se hur pass sårbar man är och vad man bör göra åt det.

 

          10    Ha koll på att personalen är välmående och trivs och har förutsättningar för att göra ett så bra jobb som möjligt

Listans rubrik har styr verksamheten rätt. Det handlar främst om ekonomistyrning men styrningen är ju mer än så. Personalen är så viktig så att det känns fel att ha en lista om att styra verksamheten rätt utan att nämna personalen. Detta är ett stort ämne i sig och jag nämner det bara här.